Risico en onzekerheden
Governancestructuur
In 2023 is na het vertrek van de directeur Bedrijfsvoering (niet zijnde bestuur), de bestuursstructuur gehandhaafd met één directeur-bestuurder en het reeds bestaande managementteam, de concerncontroller en de staffunctionarissen. De bedrijfsvoering, kennis, kunde, teamsamenstelling en teamspirit zijn hiermee goed en vloeiend geborgd. De positie van de concerncontroller is verder verstevigd, zodat de onafhankelijke positie conform de Woningwet verder geborgd is.
Een korte samenvatting is opgenomen in bijlage 6C.
WoonFriesland houdt zich aan de Governancecode 2020.
Vanwege het rooster van aftreden zijn in 2023 twee RvC-leden op voordracht van de huurdersorganisaties afgetreden. In juni is één nieuw lid op voordracht van de huurdersorganisaties aangetreden en per 1 juli is het andere lid op voordracht van de huurdersorganisaties aangetreden.
Verbindingen
WoonFriesland had nog één vennootschap als verbinding, te weten OBM BV. Aangezien hier geen activiteiten meer in plaatsvonden, is de deelneming eind 2023 geliquideerd. De vrijgekomen middelen worden ingezet voor de volkshuisvestelijke taak van WoonFriesland. De RvC hield toezicht op deze vennootschap. Ook zijn wij nog in beperkte mate lid van Verenigingen van Eigenaren van appartementen- en flatgebouwen, waarin wij een deel van de appartementsrechten in ons bezit hebben. Het gaat in totaal om ongeveer 1.500 woningen.
Risicomanagement
Het risicomanagement richt zich op de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee wij worden geconfronteerd. Net als in 2022 kregen we ook in 2023 te maken met uitzonderlijke omstandigheden. Onder andere de effecten van de oorlog in Oekraïne en Gaza, de energiecrisis en de hoge inflatie en fors gestegen rente zorgen voor energiearmoede bij onze bewoners, voor onzekerheid over het kunnen realiseren van nieuwbouw- en verbeteringsprojecten en voor een grotere financiële onzekerheid. Daarnaast zijn in 2022 de landelijke prestatieafspraken gemaakt die in 2023 verder zijn doorvertaald. Hieraan zijn ook voor ons risico’s verbonden, zoals de onzekerheid over het kunnen realiseren van de verwachte huuropbrengsten.
Risk Control Frame
In 2023 hebben we het Risk Control Frame (RCF) geactualiseerd als gevolg van de effecten van de overgang naar Tobias 365 en de doorgevoerde procesoptimalisaties. Het RCF spreekt aan en wordt omarmd door onze organisatie vanwege zijn pragmatische eenvoud, gericht op onze basisprocessen en de materiële impact en risicobeheersing van ons handelen.
In 2023 zijn wij verder gegaan met het aanbrengen van meer verbinding en samenhang tussen de verschillende Frameworks (RCF als basis, Privacy Control Framework, Tax Control Framework en verbeterregisters zoals General IT Controls (GITC)).
Eigenaarschap en beheersing worden gecoördineerd en aangestuurd vanuit het sturingsoverleg met leidinggevenden. In het sturingsoverleg, waarin leidinggevenden en staf vertegenwoordigd zijn, zijn diverse risicosessies geweest. Hierbij zijn risico’s geïdentificeerd en gescoord en beheersingsmaatregelen benoemd. Dit zowel ten aanzien van securityrisico’s als risico’s die samenhangen met de KPI’s vanuit het jaarplan.
Een belangrijke koppeling en wisselwerking van informatie over afspraken met stakeholders vindt plaats in het periodieke Strategisch Overleg met in ieder geval team Relatiemanagement, team Assetmanagement en de concerncontroller. Voorzitter tijdens dit overleg is de directeur-bestuurder. Hierin staan de koppeling en wisselwerking centraal van informatie over afspraken met stakeholders (de biedingen en prestatieafspraken, het portefeuilleplan en assetmanagement, omgevingsanalyse, voortgang beleid, financiën en risk). Ook dit draagt in belangrijke mate bij aan onze risicobeheersing.
In het wekelijkse verbindingsoverleg, bestaande uit leidinggevenden van de teams Klant & Woning, Assetmanagement, Toezicht en Inkoop worden onder leiding van de manager Klant & Woning belangrijke operationele issues besproken en geborgd. En waar nodig worden in dat overleg initiatieven afgestemd voor beleidswijzigingen en -bijstellingen.
In het maandelijkse Managementteamoverleg, waarbij MT-leden en de concerncontroller aanwezig zijn, worden onder leiding van de directeur-bestuurder de voortgang van managementopdrachten, maandrapportages en risico’s besproken en waar nodig afgestemd en acties ondernomen.
Maandelijks zijn in 2023 Kenniscafé’s georganiseerd waarin diverse onderwerpen aan de orde zijn geweest, zoals cybersecurity, verduurzaming, het Greenteam en veiligheid op de werkvloer. Doel hiervan is kennisdeling en verbinding. Daarnaast zijn de periodieke Zeepkisten in 2023 weer opgestart voor alle medewerkers onder leiding van het bestuur. Tijdens deze bijeenkomsten worden visie, strategie en belangrijke ontwikkelingen gedeeld en hebben medewerkers de gelegenheid om hun vragen rechtstreeks te stellen aan het bestuur.
Informatiebeveiliging
Zoals vrijwel iedere organisatie hebben ook wij in toenemende mate te maken met risico's op het gebied van informatiebeveiliging. Een belangrijk traject, de verbetering van de GITC (Gereral IT-Controls) hebben wij bewust apart gezet van het RCF-traject. Deze risico's zijn specifiek en vragen om de inzet van deskundigheid, goed advies en begeleiding van buiten. Wij hebben dit, aanvullend op ons eigen ICT-team, extern belegd. In 2023 hebben we een uitgebreide risico-analyse uitgevoerd waarbij de belangrijkste risico’s zijn geïdentificeerd en zijn gescoord, waarbij ook de bestaande beheersingsmaatregelen zijn benoemd. Actiepunten vanuit deze risicoanalyse zijn opgenomen in het Security jaarplan 2024.
Privacy
Vanaf medio 2023 is de rol van Functionaris Gegevensbescherming (FG) intern belegd bij het team Control & Compliance. Tot die tijd was deze rol extern belegd. Op basis van het Privacy jaarplan zijn door de FG acties uitgezet waarbij met name ingezet is op bewustwording rondom de AVG en aanverwante privacy gerelateerde zaken. Dit onder andere door diverse sessies in het Sturingsoverleg en presentaties aan alle teams over de impact van de AVG.
Risicoanalyse huidige economisch ontwikkelingen in relatie tot de landelijke prestatieafspraken
In 2022 zijn landelijke prestatieafspraken gemaakt over de inzet van de vrijgevallen middelen van de afschaffing van de verhuurderheffing. Hierin zijn onder andere afspraken gemaakt over extra nieuwbouw, verduurzaming en betaalbaarheid.
Door de afschaffing van de verhuurderheffing kunnen we de komende jaren onze wensportefeuille uitvoeren. Hierbij versnellen we de verduurzaming en is de extra uitbreidingsnieuwbouw naar voren gehaald. Dit ligt in lijn met de landelijke prestatieafspraken. Een deel van de vrijval wordt echter ook weer ‘opgegeten’ door de hogere vennootschapsbelasting, omdat de vrijval voor een deel wordt ingezet in extra investeringen. Deze zijn voor de vennootschapsbelasting niet aftrekbaar. Omdat er door de vennootschapsbelasting nog steeds substiantieel ‘huurdersgeld’ wordt onttrokken door het Rijk doen we de oproep om de vennootschapsbelasting voor corporaties af te schaffen.
Door de economische ontwikkelingen zoals de hoge inflatie van de afgelopen periode en sterk gestegen rente en de onzekerheden met betrekking tot de huurinkomsten, staan de kasstromen wel onder druk. Om inzicht te hebben in de mogelijke impact, voeren we minimaal elk kwartaal een ‘stresstest’ uit op de financiële haalbaarheid van de meerjarenbegroting. Daarbij rekenen wij de nieuwste inzichten door en bespreken dit in de overleggen met bestuur en de raad van commissarissen.
Door ons bedrijfsmodel liggen continuïteitsproblemen niet direct voor de hand, om de volgende redenen:
- De huurstromen zijn omvangrijk en goed gespreid;
- Het onroerend goed is normaal gesproken courant en waardevast;
- De financiële ratio's zijn goed en bieden de vereiste veiligheidsbuffers.
Ook hebben we niet direct te maken met een liquiditeitsrisico. Aantrekken van liquiditeiten bij de sectorbanken BNG/NWB lijkt voorlopig geen probleem. Ook een nog verdere rentestijging heeft op korte termijn geen grote invloed op onze kasstromen. Zo nodig kunnen we temporiseren in onderhouds- en investeringsuitgaven om de uitgaande kasstroom en verzwaring van de financieringslast te beperken. Ook kunnen we krimpen in flexibele kosten.
We merken wel dat voor een aantal grotere corporaties in Friesland de financiële polsstok minder ver reikt met eventuele solidariteitsvraagstukken tot gevolg.
Energiearmoede en betalingsproblemen
De hoge inflatie en enorm gestegen energieprijzen raken onze bewoners hard. Om de woonlasten betaalbaar te houden, hebben we de verduurzaming van de woningen met energielabel D of slechter naar voren gehaald. Uiterlijk in 2025 moeten al onze woningen minimaal energielabel C of beter hebben. We lopen hiermee voor op de landelijke prestatieafspraken en gaan daarin ook verder.
De bijzondere aandacht voor bewoners bij wie (mogelijk) betalings- en incassoproblemen ontstaan, is gebleven. De primaire verantwoordelijkheid voor de extra aandacht ligt bij de wijkconsulenten. Zij worden ondersteund door team Bijzonder beheer. Ons doel is om bewoners zo vroeg mogelijk hulp te bieden. Zo kunnen we uiteindelijke uitzettingen wegens betalingsproblemen voorkomen. Voorwaarde is wel dat de bewoners zich houden aan de gemaakte afspraken.
Wij zetten ons vol in om uitzettingen te voorkomen. Uitzettingen wegens betalingsproblemen hebben in 2023 daarom alleen plaatsgevonden bij meervoudige problematiek en na diverse hulppogingen van onze kant en onze samenwerkingspartners. Dit heeft helaas niet altijd tot voorkoming geleid van de gedane huisuitzetting.
Er wordt alleen tot huisuitzetting overgegaan als het echt niet anders kan. Daarom gaan we alleen over tot huisuitzetting als er sprake is van ernstig asociaal gedrag, overlast, verboden activiteiten, het structureel niet houden aan de gemaakte afspraken, etc.
Buiten de effecten van de huidige economische ontwikkeling, landelijke prestatieafspraken en informatiebeveiliging, zien wij als voornaamste risicogebieden:
- Netcongestie
- Betaalbaar wonen
- De hoge investeringen in kwaliteit en stapsgewijze verduurzaming
- Het laag houden van de bedrijfslasten
- Het ons kunnen richten op de kerntaak als het sociaal verhuurbedrijf
- Voldoende financiële weerbaarheid
-
Netcongestie
Zonder elektriciteit geen nieuwbouw en geen woningen van het gas af. Het bestaande elektriciteitsnet in Friesland is helaas niet altijd opgewassen tegen de groeiende elektriciteitsvraag. Dit heeft netcongestie als gevolg. Het risico bestaat dat we hierdoor onze volkshuisvestelijke taak onvoldoende kunnen realiseren en we onze gemaakte prestatieafpraken niet halen. In de praktijk lopen we hier al tegenaan. In Koudum kon de nieuwbouw niet direct aangesloten worden.
We proberen dit risico te beheersen door vroegtijdig met de netbeheerders om tafel te gaan en de komende projecten met elkaar af te stemmen. -
Betaalbaar wonen
Door de hoge bouwkostenstijging en beperkte beschikbaarheid van arbeid en materiaal bestaat het risico dat we onvoldoende in nieuwbouw, kwaliteit en verduurzaming kunnen investeren en we hierdoor onze volkshuisvestelijke opgave onvoldoende kunnen realiseren. De beheersing van dit risico wordt steeds lastiger.
Wij proberen dit risico met name te beheersen door de professionaliteit van onze gehele organisatie te verbeteren (waaronder het laag houden van de bedrijfslasten, scenario-analyses, integratie van vastgoed- en financiële sturing), ingezette innovaties in het DreamHûs-project, liquiditeitssturing en het blijven beheersen van de business risks uit het gezamenlijk beoordelingskader van Aw/WSW. Dit alles doen we geheel binnen de financiële normen van Aw en WSW omdat we anders onder verscherpt toezicht komen te staan. Onze risicobereidheid is voor betaalbaar wonen gemiddeld en voor financiële weerbaarheid laag. -
De hoge investeringen in kwaliteit en stapsgewijze verduurzaming
De verduurzamingsopgave is een pittige. Op lange termijn is er een discrepantie tussen opgaven en middelen, zoals blijkt uit landelijke en regionale onderzoeksinformatie. Dit geldt voor nagenoeg iedere woningcorporatie. Deze risico's raken de bouwkundige staat van relatief oud bezit, waaronder veiligheidsrisico's (asbest, balkons en breedplaatvloeren) en de risico's dat investeringen in verduurzaming onaanvaardbaar stijgen. Hierdoor bestaat het risico dat we onze volkshuisvestelijke opgave niet kunnen realiseren of, als we dit wel realiseren, we niet meer aan de financiële normen voldoen en we mogelijk onder verscherpt toezicht komen.
Ons standpunt over verduurzaming is dat investeringen betaalbaar moeten zijn en de woonlasten van de bewoner niet onaanvaardbaar mogen stijgen. Onze risicobereidheid is laag: dit sluit aan op onze risicobeheersing voor relatief oud bezit op dit moment, op grond van de getroffen maatregelen.
Als het gaat om het risico van stijgende overheidsheffingen en opgelegde te dure verduurzaming, dan zijn wij zeer terughoudend over deze risico-inschatting. De overheid heeft helaas de afgelopen jaren regelmatig verandering van beleid, niet consistent beleid ingezet en zich ook niet gehouden aan de randvoorwaarden voor het realiseren van de nationale prestatieafspraken. Wij vinden dat de overheid de consequenties van noodzakelijke maatregelen onderschat voor de sector als geheel en dus voor onze bewoners. Dit ondanks het feit dat de overheid inmiddels heeft onderkend dat het huidige prestatiemodel van de sector niet duurzaam is. - Het laag houden van de bedrijfslasten Het risico van te hoge bedrijfslasten is laag, in lijn met onze risicobereidheid. Dit komt door de voortdurende toename van onze professionaliteit, de flexibele omvang en structuur, het in stand houden van onze activiteiten met 21.000 vhe's en het reeds bereikte lage niveau van bedrijfslasten. Daarnaast zetten we in op hergebruik van materialen en vervangen we bijvoorbeeld alleen keukens als ze ‘echt af’ zijn. Dit doen we niet alleen in verband met kostenbesparing, maar ook in het kader van duurzaamheid/circulariteit. Het risico bestaat anders dat door te hoge bedrijfslasten we onze volkshuisvestelijke opgave niet kunnen realiseren. Door de bedrijfslasten laag te houden, kunnen we onze inkomsten zo goed mogelijk inzetten voor onze bewoners.
-
Het ons kunnen richten op de kerntaak als het sociaal verhuurbedrijf
Er is een laag risico dat onze bedrijfsvoering (processen en invoering van innovaties en digitalisering) onvoldoende aangepast is aan de ontwikkelingen in de maatschappij en we hierdoor onvoldoende grip houden op de besturing van WoonFriesland. Dit geldt ook voor het risico dat wij niet voldoen aan wet- en regelgeving zoals Woningwet, AVG en OOB. Door hier niet aan te voldoen bestaat het risico om onder verscherpt toezicht te komen en eventueel boetes opgelegd te krijgen.
Dit doen wij door maatregelen te treffen die we al in voorgaande jaren in gang hebben gezet, zoals:
- informatievoorziening met Power BI;
- het koppelen van risico’s (beheersingsmaatregelen) aan KPI's en teamplannen;
- opleiden van eigen medewerkers en waar nodig het aantrekken en inhuren van professionals;
- leiderschapsprogramma, tweede paar ogen principe en meldplicht.
-
Voldoende financiële weerbaarheid
Ook onze financiële weerbaarheid wordt kwetsbaarder door de eroderende kasstromen. Dit komt door onzekerheid over de huurinkomsten, kostenstijgingen en de toenemende heffingen en belastingen. Hierdoor bestaat het risico dat we onvoldoende financiële mogelijkheden hebben om onze volkshuisvestelijke taken te realiseren. Daarnaast bestaat het risico dat we de financiële normen van Aw/WSW niet halen en we hierdoor onder verscherpt toezicht komen.
Naast een goede kostenbeheersing hebben wij een ‘vluchtstrook’ ingebouwd in onze financiële normen ten opzichte van de normen van Aw/WSW. Onze risicobereidheid is laag en wij vinden ons beleid op dit punt voldoende om het risico te beheersen.
Beheersing frauderisico's
Het management heeft de verantwoordelijkheid om het risicobeleid uit te dragen en risicoanalyses uit te voeren als onderdeel van de managementtaken. Onderdeel van de risicoanalyse is het in beeld brengen van, en beheersmaatregelen nemen tegen mogelijke fraude- en integriteitsrisico’s. Dit heeft met name te maken met de sociale taak die wij als sociaal verhuurbedrijf hebben en zorgt dat we goed omgaan met de middelen die we te besteden hebben. Daar gaan we zorgvuldig mee om en dit verwachten we dan ook van al onze medewerkers.
Om hier handen en voeten aan te geven, heeft het bestuur met het management en de concerncontroller de frauderisico’s in kaart gebracht.
De onderkende frauderisico’s zijn onder andere:
- Het risico dat woningen onrechtmatig aan bevriende huurders en/of collega’s worden toegewezen.
- Het risico dat opdrachten voor meer- minderwerk niet op de juiste gronden en/of ten onrechte worden verstrekt en betaald.
- Het risico dat de onderhoudsactiviteiten ten onrechte worden opgenomen en/of inschatting van de bijbehorende kosten te hoog is. Beschikbare middelen kunnen hierdoor verkeerd aangewend worden.
- Het risico dat WoonFriesland hogere prijzen betaalt voor projecten dan in de markt gangbaar zijn.
- Het risico dat autorisaties voor onze ICT-systemen onrechtmatig worden toegekend.
- Het risico op onrechtmatige beïnvloeding van de verantwoording vanuit schattingsposten: met name de waardering van het vastgoed in exploitatie en de toelichting op de beleidswaarde (verslaggevingsfraude).
Deze risico’s spelen onder andere op het gebied van verhuur. We zorgen ervoor dat het verhuurproces eerlijk en transparant verloopt. Ook op het gebied van investeringen, planmatig onderhoud en inkopen hanteren we een beleid waarbij de uitgaven gemonitord en getoetst worden.
Op het gebied van automatisering zorgen we met het vier-ogenprincipe voor de juiste autorisaties en toegang tot systemen. We gebruiken alleen die functionaliteit die noodzakelijk is voor de functie. Aansluitend is er binnen ons risicoraamwerk aandacht voor het risico op verslaggevingsfraude in onze financiële rapportages.
Deze frauderisico’s worden periodiek besproken met het management, het bestuur en de RvC en waar nodig wordt actie ondernomen. De beheersmaatregelen hebben betrekking op het vier-ogenprincipe, gebruik van onafhankelijke derden en markttoetsing. Daarnaast voert Control & Compliance periodiek controles uit waarbij de uitkomsten elk kwartaal gerapporteerd worden aan het bestuur en de RvC.
Daarnaast is ook vastgesteld hoe we met elkaar omgaan binnen WoonFriesland. Hierover zijn richtlijnen vastgelegd in bijvoorbeeld de integriteitswijzer. In de integriteitswijzer staat onder andere hoe we met elkaar omgaan, wat we van elkaar verwachten en wat onze werkhouding is, zowel intern als naar buiten toe. En ook wat wij verwachten van onze aannemers en partners. We zijn transparant in onze werkwijzen. Deze documenten zijn daarom ook allemaal te vinden op onze website.
Eind 2023 hebben we de klokkenluidersregeling geactualiseerd. We vinden het belangrijk dat onze collega’s eventuele misstanden kunnen melden. Met de aangepaste klokkenluidersregeling voldoen we aan de wet- en regelgeving. Inhoudelijk betreft de belangrijkste wijziging dat in de nieuwe regeling is opgenomen dat ‘WoonFriesland niet benadeelt’. Dat betekent dat de juridische positie van (personen rondom) de melder sterker is geworden. Daarnaast komt bijvoorbeeld de rol van de vertrouwenspersoon nadrukkelijker naar voren. Aan de OR is uitleg gegeven over deze regeling die er vervolgens mee heeft ingestemd. Onze vertrouwenspersoon heeft een duidelijker plek gekregen op intranet, ze is nu makkelijker te vinden. Ook hebben we opvolging gegeven aan de punten uit het verslag van de vertrouwenspersoon, en uitleg gegeven aan de OR. Deze punten zijn blijvend onder de aandacht en bespreken we periodiek met de OR.
Met de benoeming van een interne functionaris gegevensbescherming (FG) kunnen medewerkers laagdrempelig melding doen van eventuele datalekken en informatieverzoeken. Ook hebben we een rondgang gedaan bij de teams in het kader van AVG/privacy, waarmee we bewustwording stimuleren.
In 2023 heeft Control & Compliance dit onderwerp verder onder de aandacht gebracht bij de medewerkers door in werkoverleggen aan te sluiten en het onderwerp te berspreken. Hierbij hebben we tevens het vergroten van de bewustwording met betrekking tot privacy meegenomen.
Ook in 2024 besteden we hier aandacht aan in de vorm van bijvoorbeeld trainingen en/of workshops. Op die manier houden we integriteit onder de aandacht. We hebben een extern bureau aangetrokken dat ons FeedForward-training gaat geven in 2024.
Deel deze pagina: