Risico's en onzekerheden
Governancestructuur
De governancestructuur is ten opzichte van voorgaande jaren onveranderd. Een korte samenvatting is opgenomen in bijlage E. WoonFriesland houdt zich aan de Governancecode 2020.
Vanwege het rooster van aftreden zijn drie RvC-leden in 2022 afgetreden, waaronder de voorzitter. In april zijn twee nieuwe leden aangetreden en per 1 juli is de nieuwe voorzitter aangetreden. In juni 2023 treden twee RvC leden af. De werving is in 2022 gestart om zo tijdig in de vacatures te kunnen voorzien.
Vanaf 2014 blijkt dat het huidige besturingsmodel succesvol is en zal daarom ook in de komende jaren worden voortgezet.
Verbindingen
WoonFriesland heeft nog één vennootschap als verbinding, te weten OBM BV. In 2022 zijn hierin geen activiteiten geweest. Het resultaat en de waarde van OBM BV zijn in de jaarrekening 2022 van WoonFriesland opgenomen. Het jaarresultaat over 2022 bedraagt € 8.711 negatief en de netto vermogenswaarde bedraagt € 1.736.900 31 december 2022. De RvC houdt toezicht op deze vennootschap. Ook zijn wij nog in beperkte mate lid van Verenigingen van Eigenaren van appartementen en flatgebouwen, waarin wij een deel van de appartementsrechten in ons bezit hebben. Het gaat in totaal om ongeveer 1.500 woningen.
![Verbinding](/jaarverslag2022/Content/img/2022/Hoofdstuk 1B-Verbinding-wfl.jpg)
Risicomanagement
Het risicomanagement richt zich op de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee wij worden geconfronteerd. In 2022 kregen we te maken met uitzonderlijke omstandigheden. Onder andere de oorlog in Oekraïne, de energiecrisis en de hoge inflatie zorgen voor energiearmoede bij onze bewoners, voor onzekerheid over het kunnen realiseren van nieuwbouw- en verbeteringsprojecten en voor een grotere financiële onzekerheid. Daarnaast zijn in 2022 de landelijke prestatieafspraken gemaakt. Hieraan zijn ook voor ons risico’s verbonden, zoals de onzekerheid over het kunnen realiseren van de verwachte huuropbrengsten.
Risk Control Frame We hebben de implementatie van de verbeteringen verder uitgewerkt die voortvloeiden uit het in 2019 opgestelde Risk Control Frame (RCF) en de Roadmap (waarin met name het autorisatiegebeuren is behandeld). Het RCF spreekt aan en wordt omarmd door onze organisatie vanwege zijn pragmatische eenvoud, gericht op onze basisprocessen en de materiële impact en risicobeheersing van ons handelen. In 2022 is een start gemaakt met de actualisatie van het RCF als gevolg van de effecten van de overgang naar Tobias 365 en de doorgevoerde procesoptimalisaties. Hieraan geven we in 2023 een vervolg.
In 2022 zijn wij verder gegaan met het aanbrengen van meer verbinding en samenhang tussen de verschillende Frameworks (RCF als basis, Privacy Control Framework, Tax Control Framework en verbeterregisters zoals General IT Controls (GITC)).
Eigenaarschap en beheersing worden gecoördineerd en aangestuurd vanuit het sturingsoverleg met leidinggevenden. In het sturingsoverleg, waarin leidinggevenden en staf vertegenwoordigd zijn, zijn diverse risicosessies geweest. Hierbij zijn risico’s geïdentificeerd en gescoord en beheersingsmaatregelen benoemd. Daarnaast heeft Control & Compliance een kenniscafé (voor de eigen medewerkers) georganiseerd met risicomanagement als onderwerp.
Na een verder leerproces is een gespecialiseerde of afgesplitste riskmanagementrol niet meer nodig. Wel blijft het noodzakelijk de formele aspecten goed te documenteren en belangrijke besluiten goed te onderbouwen en vast te leggen in de vorm van substantial evidence: kwalitatief goede vastleggingen en onderbouwingen, dé essentie van OOB. Daar blijven we ons op richten, want dat kan nog beter.
Een belangrijke koppeling en wisselwerking van informatie over afspraken met stakeholders vindt plaats in het periodieke Strategisch Overleg met in ieder geval team Relatiemanagement, team Assetmanagement en controller. Voorzitter tijdens dit overleg is de directeur-bestuurder. Hierin staan de koppeling en wisselwerking centraal van informatie over afspraken met stakeholders (de biedingen en prestatieafspraken, het portefeuilleplan en assetmanagement, omgevingsanalyse, voortgang beleid, financiën en risk). Ook dit draagt in belangrijke mate bij aan onze risicobeheersing.
In het wekelijkse verbindingsoverleg, bestaande uit leidinggevenden van de teams Klant & Woning, Assetmanagement en Inkoop worden onder leiding van de directeur Bedrijfsvoering belangrijke operationele issues besproken en geborgd. En waar nodig worden in dat overleg initiatieven afgestemd voor beleidswijzigingen en -bijstellingen.
In het maandelijkse Managementteamoverleg, waarbij MT-leden, directeur Bedrijfsvoering en controller aanwezig zijn, worden onder leiding van de directeur-bestuurder de voortgang van managementopdrachten, maandrapportages en risico’s besproken en waar nodig afgestemd en acties ondernomen.
Daarnaast zijn er periodieke bijeenkomsten Reflectie en Perspectief voor alle medewerkers onder leiding van bestuur/directie. Tijdens deze bijeenkomsten worden visie, strategie en belangrijke ontwikkelingen gedeeld en hebben medewerkers de gelegenheid om hun vragen rechtstreeks te stellen c.q. feedback te geven aan bestuur/directie.
In het vierde kwartaal van 2022 is het onderwerp integriteit aan de orde geweest. Er is een integriteitsspel gespeeld met de hele organisatie, onder leiding van een medewerker Compliance van team Control & Compliance. Het onderwerp integriteit en het gesprek hierover werd als zeer positief ervaren. Collega’s hebben elkaar gemist en vinden dit een prettige manier om het over serieuze zaken te kunnen en mogen hebben.
Wij kijken terug op een geslaagd evenement: we hebben een groot aantal collega’s betrokken en bereikt en hebben het onderwerp integriteit in de breedte van de organisatie (opnieuw) op de kaart gezet. Er heeft een evaluatie van dit event plaatsgevonden en de daaruit gekomen aanbevelingen pakken we in 2023 verder op.
Informatiebeveiliging Zoals vrijwel iedere organisatie hebben ook wij in toenemende mate te maken met risico's op het gebied van informatiebeveiliging. Een belangrijk traject, de verbetering van de GITC, hebben wij bewust apart gezet van het RCF-traject. Deze risico's zijn specifiek en vragen om de inzet van deskundigheid, goed advies en begeleiding van buiten. Wij hebben dit, aanvullend op ons eigen ICT-team, extern belegd. In 2022 heeft bij de overgang naar Tobias 365 de informatiebeveiliging extra aandacht gehad
Risicoanalyse huidige economisch ontwikkelingen in relatie tot de landelijke prestatieafspraken In 2022 zijn landelijke prestatieafspraken gemaakt over de inzet van de vrijgevallen middelen van de afschaffing van de verhuurderheffing. Hierin zijn onder andere afspraken gemaakt over extra nieuwbouw, verduurzaming en betaalbaarheid. Door de afschaffing van de verhuurderheffing kunnen we de komende jaren onze wensportefeuille uitvoeren. Dit ligt in lijn met de landelijke prestatieafspraken. Een deel van de vrijval wordt echter ook weer ‘opgegeten’ door de hogere vennootschapsbelasting, omdat de vrijval voor een deel wordt ingezet in extra investeringen. Deze zijn voor de vennootschapsbelasting niet aftrekbaar.
Door de economische ontwikkelingen zoals de hoge inflatie en sterk gestegen rente en de onzekerheden met betrekking tot de huurinkomsten, staan de kasstromen wel onder druk. Om inzicht te hebben in de mogelijke impact, voeren we regelmatig een ‘stresstest’ uit op de meerjarenbegroting. Daarbij rekenen wij de nieuwste inzichten door en bespreken dit in de overleggen met bestuur/directie en raad van commissarissen.
Door ons bedrijfsmodel liggen continuïteitsproblemen niet direct voor de hand, om de volgende redenen:
- De huurstromen zijn omvangrijk en goed gespreid;
- Het onroerend goed is normaal gesproken courant en waardevast;
- De financiële ratio's zijn goed en bieden de vereiste veiligheidsbuffers.
Ook hebben we niet direct te maken met een liquiditeitsrisico. Aantrekken van liquiditeiten bij de sectorbanken BNG/NWB lijkt voorlopig geen probleem. Ook een verdere rentestijging heeft op korte termijn geen grote invloed op onze kasstromen. Zo nodig kunnen we temporiseren in onderhouds- en investeringsuitgaven om de uitgaande kasstroom en verzwaring van de financieringslast te beperken. Ook kunnen we krimpen in flexibele kosten. Er is voor nu geen reden om aan te nemen dat we extra maatregelen moeten nemen.
Energiearmoede en betalingsproblemen De hoge inflatie en enorm gestegen energieprijzen raken onze bewoners hard. Om de woonlasten betaalbaar te houden, is de verduurzaming van de woningen met energielabel D of slechter naar voren gehaald. Uiterlijk in 2025 moeten al onze woningen minimaal energielabel C hebben. We lopen hiermee voor op de landelijke prestatieafspraken en gaan daarin ook verder.
![Energie](/jaarverslag2022/Content/img/2022/Hoofdstuk 1B-Energie-wfl.jpg)
De bijzondere aandacht voor bewoners bij wie (mogelijk) betalings- en incassoproblemen ontstaan is gebleven. De primaire verantwoordelijkheid voor de extra aandacht ligt bij de wijkconsulenten. Zij worden ondersteund door team Bijzonder beheer, onderdeel van de afdeling Financiën. Ons doel is om bewoners zo vroeg mogelijk hulp te bieden. Zo kunnen we uiteindelijke uitzettingen wegens betalingsproblemen voorkomen. Voorwaarde is wel dat de huurders zich houden aan de gemaakte afspraken.
Wij zetten ons vol in om uitzettingen te voorkomen. Uitzettingen wegens betalingsproblemen hebben in 2022 daarom alleen plaatsgevonden bij meervoudige problematiek en na diverse hulppogingen van onze kant en onze samenwerkingspartners. Dit heeft helaas niet tot voorkoming geleid van de gedane huisuitzetting.
Bestuur/directie wordt betrokken en geïnformeerd bij bovengenoemde zaken en er wordt alleen tot huisuitzetting overgegaan als het echt niet anders kan en wil. Daarom gaan we alleen over tot huisuitzetting als er sprake is van ernstig asociaal gedrag, overlast, verboden activiteiten, het structureel niet houden aan de gemaakte afspraken, etc.
Buiten de effecten van de huidige economische ontwikkeling, landelijke prestatieafspraken en informatiebeveiliging, zien wij als voornaamste risicogebieden :
- Betaalbaar wonen;
- De hoge investeringen in kwaliteit en stapsgewijze verduurzaming;
- Het laag houden van de bedrijfslasten;
- Het ons kunnen richten op de kerntaak: het sociaal verhuurbedrijf;
- Voldoende financiële weerbaarheid;
- Dreigende landelijke verevening n.a.v. de landelijke prestatieafspraken.
-
Betaalbaar wonen;
Door de hoge inflatie en beperkte beschikbaarheid van arbeid en materiaal bestaat het risico dat we onvoldoende in kwaliteit en verduurzaming kunnen investeren. De beheersing van dit risico wordt steeds lastiger.
Wij proberen dit risico met name te beheersen door de professionaliteit van onze gehele organisatie te verbeteren (waaronder het laag houden van de bedrijfslasten, scenario-analyses, integratie van vastgoed- en financiële sturing), ingezette innovaties in het DreamHûs-project, liquiditeitssturing en het blijven beheersen van de 24 business risks uit het risicomodel van het WSW. Dit alles doen we geheel binnen de financiële normen van Aw en WSW. Onze risicobereidheid is voor betaalbaar wonen gemiddeld en voor financiële weerbaarheid laag.
Wij staan voor betaalbaar wonen voor onze bewoners. Ook voor startende gezinnen. -
De hoge investeringen in kwaliteit en stapsgewijze verduurzaming;
Deze risico's raken de bouwkundige staat van relatief oud bezit, waaronder veiligheidsrisico's (asbest, balkons en breedplaatvloeren) en de risico's dat investeringen in verduurzaming onaanvaardbaar stijgen. De verduurzamingsopgave is een pittige. Op lange termijn is er een discrepantie tussen opgaven en middelen, zoals blijkt uit landelijke en regionale onderzoeksinformatie. Dit geldt voor nagenoeg iedere woningcorporatie. Echter, iedere regio heeft zijn eigen problematiek. Daarom vinden wij het geen oplossing om onder centrale regie van de overheid middelen te verevenen tussen regio’s of tussen corporaties. Fries huurdersgeld moet in Friesland blijven.
Ons standpunt over verduurzaming is dat investeringen betaalbaar moeten zijn en de woonlasten van de bewoner niet onaanvaardbaar mogen stijgen. Onze risicobereidheid is laag: dit sluit aan op onze risicobeheersing voor relatief oud bezit op dit moment, op grond van de getroffen maatregelen.
Als het gaat om het risico van stijgende overheidsheffingen en opgelegde te dure verduurzaming, dan zijn wij zeer terughoudend over deze risico-inschatting. Wij vinden dat de overheid de consequenties van noodzakelijke maatregelen onderschat voor de sector als geheel en dus voor onze bewoners.
-
Het laag houden van de bedrijfslasten;
Het risico van te hoge bedrijfslasten is laag, in lijn met onze risicobereidheid. Dit komt door de voortdurende toename van onze professionaliteit, de flexibele omvang en structuur, het in stand houden van onze activiteiten met 21.000 vhe's en het reeds bereikte lage niveau van bedrijfslasten.
-
Het ons kunnen richten op de kerntaak: het sociaal verhuurbedrijf;
Er is een laag risico dat onze bedrijfsvoering (processen en invoering van innovaties en digitalisering) onvoldoende aangepast is aan de ontwikkelingen in de maatschappij. Dit geldt ook voor het risico dat wij niet voldoen aan wet– en regelgeving zoals Woningwet, AVG en OOB.
Dit doen wij door maatregelen te treffen die we al in voorgaande jaren in gang hebben gezet, zoals:
- informatievoorziening met Katoomba en Power BI;
- het koppelen van risico (beheersingsmaatregelen) aan KPI's en teamplannen;
- aantrekken en inhuren van professionals;
- cultuurproject, tweede paar ogen principe en meldplicht.
Deze punten zijn onderdeel van het in 2019 gestarte Meerjarenproject Veranderprogramma. Het risico dat wij ons niet zouden kunnen richten op onze kerntaak 'het sociaal verhuurbedrijf' wordt daardoor gemitigeerd tot laag. Dit sluit aan op onze lage risicobereidheid.
-
Voldoende financiële weerbaarheid;
Ook onze financiële weerbaarheid wordt kwetsbaarder door de eroderende kasstromen. Dit komt door onzekerheid over de huurinkomsten, kostenstijgingen en de toenemende heffingen en belastingen. Naast een goede kostenbeheersing hebben wij ons leningenniveau gemaximeerd tot onder de huidige norm van Aw/WSW (85%), zijnde 75% van de beleidswaarde. Onze risicobereidheid is laag en wij vinden ons beleid op dit punt voldoende om het risico te beheersen.
-
Dreigende landelijke verevening n.a.v. de landelijke prestatieafspraken.
Door onze omvang en schaalgrootte nemen we een belangrijke plaats in de Friese woningmarktregio in. Daarbij is het noodzakelijk om onze financiële middelen volledig in te zetten in de eigen woningmarktregio. Het principe van Aedes om eventueel financiële middelen over te hevelen naar andere regio's vormt een bedreiging. Dit dwingt ons tot een pakket van maatregelen gericht op de toekomst, om zelf inhoud en oormerking te geven aan de financiële ruimte die ontstaat door de afschaffing van de verhuurdersheffing.
Beheersing frauderisico’s
Het management heeft de verantwoordelijkheid het risicobeleid uit te dragen en risicoanalyses uit te voeren als onderdeel van de managementtaken. Onderdeel van de risicoanalyse is het in beeld brengen van, en beheersmaatregelen nemen tegen mogelijke fraude- en integriteitsrisico’s. Dit heeft met name te maken met de sociale taak die wij als sociaal verhuurbedrijf hebben en zorgt dat we goed moeten omgaan met de middelen die we te besteden hebben. Daar gaan we zorgvuldig mee om en dit verwachten we ook van al onze medewerkers.
Om hier handen en voeten aan te geven, heeft het bestuur met het management en de controller een groot aantal frauderisico’s in kaart gebracht. Deze risico’s spelen onder andere op het gebied van verhuur. We zorgen ervoor dat het verhuurproces eerlijk en transparant verloopt. Ook op het gebied van planmatig onderhoud en inkopen hanteren we een beleid waarbij de uitgaven gemonitord en getoetst worden. Op het gebied van automatisering zorgen we met het vier-ogenprincipe voor de juiste autorisaties en toegang tot systemen. We gebruiken alleen hetgeen noodzakelijk is voor de functie.
Deze frauderisico’s worden periodiek besproken met het management, het bestuur en de RvC en waar nodig wordt actie ondernomen. De beheersmaatregelen hebben betrekking op het vier-ogenprincipe, gebruik van onafhankelijke derden en markttoetsing. Daarnaast voert Control & Compliance periodiek controles uit waarbij de uitkomsten gerapporteerd worden aan het bestuur en de RvC.
Daarnaast is ook vastgesteld hoe we met elkaar omgaan binnen WoonFriesland. Hierover zijn richtlijnen vastgelegd in bijvoorbeeld de integriteitswijzer. In de integriteitswijzer staat onder andere hoe we met elkaar omgaan, wat we van elkaar verwachten en wat onze werkhouding is, zowel intern als naar buiten toe. We zijn transparant in onze werkwijzen. Deze documenten zijn daarom ook allemaal te vinden op onze website. Daarnaast hebben we een klokkenluidersregeling die in 2022 is geactualiseerd.
We vinden het belangrijk dat onze collega’s eventuele misstanden kunnen melden. We spreken elkaar aan op gedrag en stimuleren dit door middel van evenementen, zoals het integriteitsspel. Hierbij hebben we aandacht besteed aan dilemma’s die zich kunnen voordoen in de dagelijkse praktijk binnen WoonFriesland. Ook in 2023 besteden we hier aandacht aan in de vorm van bijvoorbeeld trainingen en/of workshops. Op die manier houden we integriteit onder de aandacht.
Deel deze pagina: